Ranking najczęściej występujących błędów w sporządzeniu oferty przetargowej przez polskich uczestników

Oleg Nowiński30 listopada 20172 komentarze

Zamówienia publiczne na UkrainieW lutym 2016 roku weszła w życie nowa ukraińska ustawa „O zamówieniach publicznych”, dzięki której został wprowadzony otwarty system zamówień publicznych Prozorro. Od 1 sierpnia 2016 r. korzystanie z systemu ProZorro stało się wymogiem dla wszystkich zleceniodawców państwowych (klientów publicznych).

ProZorro

Codziennie w systemie ProZorro ogłaszanych jest około 4 000 przetargów. Według oficjalnych danych, w ciągu ubiegłego roku liczba przeprowadzonych przetargów na Ukrainie wzrosła o 550%, liczba uczestników – o 384%, a liczba zgłoszonych ofert zwiększyła się prawie 10 razy – od 75 mld UAH do 725 mld UAH. Za ten okres w ProZorro zostało już zarejestrowanych ponad 1 milion postępowań przetargowych.

Warto zaznaczyć, że zainteresowanie ukraińskimi przetargami zwiększyło się zarówno wśród ukraińskich jak i polskich przedsiębiorców. Najbardziej znany zwycięzca – Polska spółka PESA Bydgoszcz, która wygrała przetargi na dostarczenie niskopodłogowych tramwajów i podpisała umowę na kwotę 1 813 199 000 UAH.

Błędy w procedurze przetargowej

Na Ukrainie co miesiąc zwiększa się liczba firm zagranicznych, biorących udział w przetargach. Większość z nich popełnia te same błędy z powodu braku doświadczenia z sferze zamówień publicznych na Ukrainie. Podajemy kilka najczęstszych z nich:

  1. niezłożenie wszelkich dokumentów niezbędnych do przyjęcia dokumentacji przetargowej (DP). Ponadto, w pierwszym przypadku przyczyną niezłożenia dokumentów posłużyło to, że niektórzy uczestnicy po prostu nie zdążyli opracować kompletny zestaw dokumentów, ponieważ bagatelizowali złożoność procesu sporządzenia niektórych dokumentów i błędnie oszacowali okres niezbędny do ich załatwienia. W innym przypadku przyczyną niezłożenia dokumentów jest brak poważnego podejścia do wnikliwego zapoznania się z dokumentacją przetargową;
  2. niewłaściwe złożenie dokumentów. Głównie uczestnicy w sposób niewłaściwy podają rekwizyty odrębnych dokumentów wymaganych DP lub zupełnie nie podają rekwizytów. O ile Zamawiający stawi wymogę przenumerować każde zaświadczenie lub wymienić pełną nazwę zakupów razem z podaniem identyfikatora, nieuwzględnienie powyższej wymogi nawet w stosunku bynajmniej jednego dokumentu stanowi podstawę formalną do odrzucenia oferty;
  3. problem sporządzenia zestawu dokumentów nie mających polskich odpowiedników. Brak doświadczenia ukraińskich uczestników przetargów w komunikowaniu z uczestnikami zagranicznymi oraz wszechstronnego pojmowania właściwych odmienności prawnych Ukrainy i Polski powoduje, iż Zamawiający wymaga złożenia dokumentów nie mających analogów w innych krajach. Głównym podejściem omyłkowym uczestników polskich jest błędnie wybrany algorytm czynności w podobnych sytuacjach. Z kolei do rozwiązania podobnych problemów uczestnik polski może złożyć wniosek z uzasadnieniem braku w Polsce analogów wymaganych dokumentów, o ile to w sposób bezpośredni nie było przewidziane warunkami DP lub w okresie do 10 dni przed upływem terminu złożenia ofert zwrócić się do Zamawiającego korzystając z systemu ProZorro z prośbą o dostosowanie warunków DP czy też złożyć odpowiednią skargę do Komitetu Antymonopolowego Ukrainy. Podobne posunięcia są rzadko podejmowane lub usiłuje się je podjąć dopiero po upływie terminu ustawowego;
  4. problem z tłumaczeniem dokumentów sporządzonych w języku polskim. W tym przypadku polscy uczestnicy czasem nie dokonują tłumaczenia tekstu lub tłumaczą tekst nie w pełnym zakresie pozostawiając niektóre określenia w języku polskim czy też składają ofertę w języku rosyjskim. Szczególną uwagę należy zwrócić na legalizację tłumaczenia w trybie ustalonym przepisami Ukrainy, jeżeli nie jest określone inaczej warunkami DP. Powyższą wymogę można załatwić w dwa sposoby, każdy z których realizowany jest z udziałem ukraińskich notariuszy. Niestety polscy uczestnicy czasem nie biorą powyższego pod uwagę;
  5. problem złożenia gwarancji bankowych. W tej sprawie polscy uczestnicy mają sporo pytań zaczynając od uzyskania przez obcokrajowca gwarancji banku ukraińskiego do niewłaściwie określonych warunków gwarancji i złożenia podpisu elektroniczno-cyfrowego (podpis składany jest w formie elektronicznej). Rozwiązanie nie jest łatwe nawet dla uczestników krajowych, bowiem sprawa ta z reguły potrzebuje korzystania z konsultacji fachowych.

Otóż, przygotowanie skutecznej oferty wymaga spełnienia stawianych wymagań i kryteriów, doskonałej znajomości dokumentacji i zasad stosowanych przez Zamawiającego. Pojawiające się pytania/wątpliwości należy kierować do Zamawiającego.

Jeśli zauważyli Państwo warunki, które jako firma polska nie jesteście w stanie spełnić, wymagajcie ich naprawienia lub apelujcie w ustalonym terminie do Komitetu Antymonopolowego Ukrainy, który uwzględnia podobne żądania.

*****

Poczytaj też: Jak wygrać przetarg na Ukrainie>>

Zapisz się na: Seminarium w Warszawie >>

{ 2 komentarze… przeczytaj je poniżej albo dodaj swój }

Tomasz Listopad 30, 2017 o 16:42

Panie Mecenasie, jak długo zazwyczaj trwa procedura przetargowa na Ukrainie?

Tomasz

Odpowiedz

Oleg Nowiński Listopad 30, 2017 o 17:32

Ustawodawstwo nie przewiduje ustalonego terminu postępowania przetargowego. Na Ukrainie są etapy, które mają określone terminy. Ogólnie 1,5-3 miesiące.

Serdecznie Pana pozdrawiam i zachęcam także do kontaktu mailowego!
Oleg Nowiński

Odpowiedz

Dodaj komentarz

Poprzedni wpis: